Un troisième niveau d'analyse consiste à s'assurer que l'organisation a une bonne réactivité face aux perturbations. Cette analyse peut s'appuyer sur une définition interne enrichie de l'organisation.
- Organisation maîtrisée
- C'est un processus piloté conduisant à la satisfaction d'objectifs pertinents en s'appuyant sur des moyens adaptés.
Ces quelques qualificatifs simples font la différence.
Le processus doit répondre correctement aux fluctuations des moyens, des objectifs et de l'environnement externe (finalité, contexte).
Si la définition formelle et statique d'un processus aide certainement l'organisation, cette définition ne peut prendre en compte tous les paramètres de perturbation. Pour n'en citer qu'un seul, disons le facteur humain. Une vision déterministe des processus, si elle est possible, mènerait à un processus usine à gaz incompréhensible, non communicable et qui perd ainsi sa vocation pragmatique.
Le processus de l'organisation possède-t-il une fonction d'adaptation opérante (pilotage) ?
Les producteurs activent ils une fonction de décision de l'organisation en cas de problème dans l'application du processus ?
La pertinence des objectifs est la justification fondamentale de l'existence de l'organisation. Cette pertinence apporte du sens au processus et aux moyens. Une activité durable serait-elle possible sans cela ? La pertinence des objectifs dépend principalement de la zone d'interface entre l'organisation et son environnement externe : finalité, contexte. Tel produit a un marché, tel service est une condition requise du fonctionnement de l'entreprise, etc. La notion de pertinence des objectifs possède aussi un caractère subjectif qui doit être pris en compte. L'analyse de la perception de la pertinence des objectifs doit couvrir les principaux acteurs de l'organisation et de son environnement (commanditaire, clients, fournisseurs, producteurs). L'analyste interrogera dès lors ces acteurs fondamentaux sur la pertinence perçue des objectifs de l'organisation. Il recherchera les réponses sur les deux dimensions : objective et subjective.
Les moyens doivent être adaptés. Leur insuffisance réduit la capacité de production de l'organisation. Et plus insidieux que cet effet quantitatif, cette insuffisance la décrédibilise auprès des acteurs fondamentaux. La surabondance de moyens est, peut être paradoxalement, une source d'inconfort de l'organisation. Elle la décrédibilise aussi auprès des acteurs fondamentaux. Le gâchis économique perçu par ces acteurs génère des doutes sur le professionnalisme ou la pérennité de l'organisation. Les risques sont nombreux : coupes budgétaires, méfiance des clients et fournisseurs, désoeuvrement, peur ou fuite des producteurs (ou ressources humaines), etc.
L'équilibre des moyens en regard des besoins réels est une affaire doublement délicate.
D'une part, il est nécessaire d'identifier et de qualifier le sens de ces " besoins réels ". Par exemple, les moyens et services connexes à la production sont un besoin impératif des organisations dites productrices. Une organisation qui serait gérée au plus court sans prendre en compte les besoins de secrétariat, de qualité voire même de management construirait sa perte.
D'autre part, le besoin en moyen fluctue dans le temps, ne serait-ce que par le biais des variations de son carnet de commande (plus généralement de son contexte).
L'analyste devra dès lors examiner les points suivants :
- Les moyens nécessaires à l'organisation sont-ils :
- clairement définis ?
- régulièrement mesurés ?
- L'organisation contrôle-t-elle la communication sur les moyens vers les acteurs fondamentaux (justifications budgétaires, capacités de production, principes d'approvisionnement, gestion des ressources, …) ?
- L'organisation dispose-t-elle d'une fonction d'ajustement des moyens (qui décide des affectations de moyens en regard du besoin instantané) ?
- L'organisation a-t-elle mis en place des dispositions (politique, processus, partenariat, …) pour gérer :
- la carence de moyen ?
- la surabondance de moyen (notamment la sous activité ponctuelle) ?
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